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Témoignage NOTILUS de CIAT

« Nous avons économisé 10% sur le budget de 1100 K€ que représentent les notes de frais. »

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Le groupe

Groupe industriel d’envergure, CIAT conçoit, fabrique et commercialise des solutions pour les marchés du bâtiment résidentiel et tertiaire, de la santé et de l’industrie. Son développement s’inscrit dans l’optimisation de la consommation énergétique, l’amélioration de la qualité de l’air et le confort de l’ambiance intérieure des bâtiments ; ceci en parfaite cohérence avec les dispositions du Grenelle de l’Environnement. Le Groupe compte 6 sites industriels, répartis entre la France (4 sites dont 3 en Rhône-Alpes), l’Espagne et l’Italie.
En 2012, CIAT employait 2 200 salariés (dont 1 500 sur ses sites de Rhône-Alpes) et a réalisé un chiffre d’affaires de 270 millions d’euros.

Point de départ du projet

En 2010, nous avons fait appel à un cabinet de consultants pour la réalisation d’un projet de réduction de frais fixes. Dans le cadre de cette démarche, nous avons identifié plusieurs sources d’économies dont la gestion des notes de frais qui était, à l’époque, traitée via des fichiers excel. Ce système n’était pas optimisé, il nous était impossible de vérifier le respect de la politique voyages et déplacements, en particulier l’application des plafonds. Nous ne disposions pas d’états de reportings, donc très difficile d’analyser les frais. De plus, cette gestion était lourde pour le service comptabilité et occupait une personne à temps plein pour gérer les notes de frais de l’entreprise.

Accompagnés par le cabinet de consultants, Christine Berthet, Responsable contrôle de gestion et le Directeur Développement industriel Supply Chain et Qualité lancent le projet d’automatisation de la gestion des notes de frais. Ensemble, ils rédigent le cahier des charges et contactent différents prestataires (Cegid, Ulysse et DIMO Software).

Processus de mise en oeuvre

Un groupe de projet est alors constitué et composé de représentants pour chaque service : DRH, Responsable comptable plus la personne en charge des notes de frais, 2 représentants de la direction commerciale (représente 60% du budget voyages et déplacements), 2 représentants de la DSI (pour la validation des interfaces), le consultant externe et moi-même. « Il est fondamental d’impliquer un représentant de chaque service ; Cela facilite nettement l’acceptation de la nouvelle organisation, c’est une décision stratégique ». Ce groupe de projet assiste à toutes les présentations des fournisseurs sélectionnés.

La solution recherchée devra répondre à plusieurs critères :

  • Outil
  • Interfaçable avec l’ERP en place (JDEdwards) et le système de gestion du personnel (HRAccess)
  • Fournir des états de reportings faciles à utiliser

Le choix Notilus

« L’un des 3 fournisseurs est éliminé d’office après la 1ère présentation car il ne nous a ni convaincus, ni rassurés ».
Le groupe de projet réalise ensuite une analyse comparative entre DIMO Software et l’autre prestataire en mettant en place un système de notation avec une grille d’évaluation sur différents critères : présentation du projet, offre de services, ergonomie, exhaustivité des fonctionnalités techniques, interfaces, possibilité d’implémenter la solution à l’international, aide dans la déclaration TVTS et autres règles fiscales, méthode (déploiement, implémentation…) et coût du projet.

DIMO Software l’emporte pour les raisons suivantes :

  • Formations utilisateurs intégrées dans l’offre
  • Reporting, statistiques intéressantes et sophistiquées
  • Compatibilité avec Egencia

Mise en oeuvre du projet

« Nous avons suivi la méthode recommandée par DIMO Software, à savoir :

  • Conduite de projet, communication de la Direction auprès des collaborateurs sur le projet de mise en place d’un outil de gestion des notes de frais,
  • Analyse fonctionnelle et technique,
  • Installation de la solution,
  • Réalisation du paramétrage et tests fonctionnels,
  • Mise en place de l’intégration de la solution avec les différents outils entrée et sortie,
  • Déploiement sur un groupe pilote et tests du paramétrage,
  • Déploiement sur l’ensemble des collaborateurs ».
  • Au final, la mise en place de Notilus s’est effectuée en 3 mois. « Les consultants DIMO Software avaient une très bonne connaissance du produit, ils nous ont guidés tout au long du projet et nous ont apportés une grande satisfaction ».

« Notilus est véritablement entré dans les mœurs. Le fait que les représentants de l’équipe commerciale (principal consommateur de notes de frais) et que la Direction soient impliqués dans le projet et parties prenantes, a facilité son acceptation auprès des utilisateurs qui, aujourd’hui, ne pourraient plus revenir à l’ancien système de gestion des frais ».

Bénéfices de la mise en place

Au niveau de l’entreprise
Gain en termes de bases de données et statistiques sur l’ensemble des frais : « ce projet a été pour nous l’occasion de rédiger la politique voyages et déplacements ». Aussi, l’intégration de cette politique dans l’outil Notilus (barèmes, règles… selon le profil du collaborateur) nous permet de vérifier l’application de la politique voyages et déplacements. Grâce à la transversalité de la solution qui gère le processus pendant et après le déplacement (intégration des frais cartes bancaires), nous disposons des statistiques sur l’ensemble des données voyages au sein de notre entreprise.
Gain financier « nous avons économisé 10% sur le budget de 1100 k€: que représentent les notes de frais. Même si le contexte économique actuel est l’une des raisons de cette baisse significative, la mise en place de Notilus en est la principale raison».

Au niveau du service comptabilité
Gain de productivité : « nous sommes passés d’un ETP à ½ ETP pour la gestion des notes de frais. La gestion des justificatifs est elle aussi simplifiée : avant la mise en place, nous remboursions les frais avant même la réception des justificatifs. Aujourd’hui, les frais sont remboursés à réception des notes de frais accompagnée des justificatifs ».

Au niveau du collaborateur
Gain de temps : la saisie des notes de frais dans Notilus est beaucoup plus facile, rapide et conviviale que dans un fichier Excel. De plus, la mise en place des cartes Corporates renforce le bénéfice puisque le collaborateur retrouve l’intégralité des frais effectués avec la carte et n’a plus qu’à valider ou éventuellement compléter les frais dans Notilus.

Club utilisateurs

« Je participe chaque année au club utilisateurs organisé par DIMO Software, l’éditeur de Notilus. Ces journées sont un véritable lieu d’échanges avec entre les clients et les équipes Notilus. Celles-ci nous informent sur les évolutions de la solution, recueillent les demandes d’amélioration des utilisateurs qui sont prises en compte d’une année sur l’autre».

Perspectives d’évolution

Satisfaits de cette mise en place qui a atteint son objectif de réduction des coûts, nous pourrions envisager le déploiement de Notilus dans notre filiale espagnole.