webleads-tracker

Témoignage NOTILUS de BAYER

Optimisation et automatisation de la chaîne globale des déplacements professionnels chez Bayer : le défi est relevé.

bayer-logo-notilus dimo software

Présentation de Bayer

Bayer est un groupe international dont les cœurs de métiers se situent dans les secteurs de la santé, de l’agrochimie et des matériaux hautes performances.

Bayer a vocation à proposer des produits et des services utiles et améliorant la qualité de vie tout en créant des valeurs par l’innovation, la croissance et une rentabilité améliorée.

Bayer, entreprise d’inventeurs, entend donner forme à l’avenir et mettre sa capacité d’innovation au service du bien-être de tous les hommes. Le groupe Bayer réalise unchiffre d’affaires de 36.52 M€ et emploie 108 600 personnes dans le monde dont 3500 en France.

Politique voyages, mais encore?

« Une politique voyages est en vigueur depuis une vingtaine d’années. Notre récente réorganisation a imposé de la redéfinir. Celle-ci doit être claire et supportée par les outils mis en place, Notilus en particulier, qui intègre les détails de ces règles (plafonds fixés, alertes …) » déclare Gilbert Emeric, Sites Manager qui s’appuie sur l’outil pour communiquer sur cette politique auprès des collaborateurs :

« Notilus est le support indispensable pour diffuser la politique voyages »affirme G. Emeric.

L’orientation donnée par ces règles suit 3 axes classiques et équilibrés : sécurité, développement durable et coût.

Illustration : les trajets en métropole de moins de 3 heures doivent s’effectuer en train, cependant pour des raisons de confort et de productivité, la 1ère classe est autorisée.

Les déplacements aériens de plus de 6 heures s’effectuent en classe Economie, la classe affaires est là aussi autorisée pour un vol d’une durée plus longue.

Enfin, l’équipement des voitures louées doit respecter les consignes de
sécurité définies par nos experts internes …

« Nous faisons régulièrement appel à un cabinet de conseil pour réaliser un  audit de notre politique voyages, de nos pratiques ainsi que des performances de nos partenaires afin de savoir comment ils se positionnent par rapport au marché. En complément, notre agence de voyages nous aide et nous informe également sur les pratiques des entreprises » révèle G. Emeric.

Quel outils pour quelle population?

Tous les collaborateurs chez Bayer SAS sont « touchés » par le sujet des déplacements et frais professionnels : maillage de station d’expérimentation (fonction agricole), centres Recherche & Développement (ingénieurs..), domaine industriel, population commerciale itinérants (en attente de réponses rapides), population sédentaire « siège » (en attente d’un service de qualité, de la hotline en particulier).

Face à ce large panel de profils utilisateurs, force est de constater que les attentes et exigences divergent selon le type de population. Il s’agit de mettre en place un outil simple d’emploi qui réponde aux critères et nécessités de chacun.

« Nous avons pris soin de proposer un véritable accompagnement au changement, indispensable à la mise en place de tout nouveau système : nous devions convaincre tout le monde » assure Hélène Galinski, Responsable du Pôle Travel and Expense.

Déploiement indépendant pour chaque entité du groupe Bayer SAS

Résultat de la fusion de 4 sociétés, Bayer SAS existe depuis le 4 janvier 2010. 3 d’entre elles étaient déjà équipées de Notilus avec un système propre à chaque société. La 4ème n’utilisait pas Notilus.

Le déploiement de Notilus au sein de ces différentes entités utilisatrices s’est fait très différemment, à des périodes distinctes.

En 2001, la 1ère entité est équipée de Notilus Expense pour automatiser la gestion des notes de frais. Ce projet précurseur a été mené par Gilles Bellon à l’époque.

En 2004, la seconde entité déploie Notilus Over pour gérer les factures fournisseurs liées aux déplacements professionnels. En 2005, toutes sont équipées de Notilus Expense et Over.

En 2007, suite à une consultation européenne, nous changeons d’agence de voyages. Notilus Travel est mis en place très rapidement, mais uniquement pour gérer la partie Profils voyageurs dans un 1er temps.

Nous mettons en place ensuite, après avoir formé les utilisateurs à cette partie également, les demandes de voyages. Notilus Travel est donc d’abord opérationnel en offline (réservation du voyage auprès de l’agence et traitement des propositions de l’agence aux voyageurs).

Bayer SAS est actuellement en cours de déploiement de Notilus Travel en mode online (réservation du voyage directement via un Self Booking Tool (SBT).

Nous avons opté pour un mode ASP depuis janvier 2010 pour des raisons de simplifications et de volonté de déléguer la maintenance opérationnelle de la plateforme Notilus à DIMO Software.

Automatisation & optimisation de la gestion des notes de frais via Notilus Expense

Suite à un audit interne, Bayer fait le constat que la gestion des notes de frais est largement améliorable et qu’il est possible de disposer de moyens permettant de réduire ces coûts.

Les objectifs de l’automatisation du process sont de plusieurs ordres :

  • La solution retenue doit être en phase avec l’argument financier avancé par la mise en place de ce projet
  • L’outil doit permettre de récupérer la TVA facilement
  • Homogénéiser les règles de remboursement des notes de frais
  • «Compléter» SAP à différents niveaux tout en faisant bénéficier les utilisateurs de la souplesse et la convivialité (primordial compte tenu des profils d’utilisateurs), coût des licences

Après avoir analysé les solutions du marché, Bayer fait le choix Notilus de DIMO Software, principalement pour des raisons de coût, de convivialité et de couverture fonctionnelle. Les itinérants sont les premiers concernés. Un groupe pilote est constitué, puis le déploiement s’effectue par site, le cahier des charges est défini.

La mise en place de Notilus Expense aura pour objectif principal de :

  • Décentraliser les notes de frais
  • Eviter les erreurs de saisies liées au traitement des notes de frais. En effet, avant la mise en place de Notilus, les notes de frais étaient « papier uniquement » : ce mode de fonctionnement n’était pas optimum : il était synonyme de lenteur dans le remboursement des frais et souvent source d’erreurs. « Le système lié à la mise en place de Notilus ne laisse pas place à l’erreur » se félicite G. Emeric.
  • Contrôler efficacement tout le process
  • Informatiser le circuit de validation : l’approbation est dématérialisée, ce nouveau mode de fonctionnement est en phase avec le monde actuel des entreprises. En effet, la mobilité et l’entreprise où le n+1 n’est pas forcément localisé au même endroit que le voyageur exigent des solutions informatisées et efficaces. « Le workflow papier est devenu rédhibitoire dans la plupart des cas » affirme G. Emeric.

Traitement des factures fournisseurs du voyage via Notilus Over

Bayer SAS doit traiter d’importantes remontées de factures à gros volumes (location de voitures longue durée , téléphonie mobile, frais d’agence…).

Aussi, en les traitant et en compilant toutes les données, Notilus Over permet de connaître l’impact sur chaque centre de frais et par la même, responsabiliser chaque personne et décentraliser les mesures correctives éventuelles grâce à la transparence des coûts à la fois au sein de Notilus et de SAP. Il est aisé de réaliser une analyse budgétaire sur une fonction donnée, quel est le montant des dépenses voyages, notes de frais, matériel consommation etc…et ainsi réaliser un suivi et d’améliorer la prédictibilité des coûts.

Les apports de Notilus Over :

  • Consolidation des données inhérentes aux voyages d’affaires dans l’outil
  • Maîtrise des dépenses
  • Travail des comptables facilité

« Garante du respect de la politique voyages et notes de frais, l’équipe Travel and Expense met en place des contrôles grâce à Notilus Over, ce qui induit la responsabilisation des personnes qui assument totalement ces contrôles » précise G. Emeric.

Gestion du processus global : de l’ordre de mission à la réservation via Notilus Travel

La mise en place de Notilus Travel s’est imposée naturellement : elle est la suite logique de la mise en œuvre des modules Expense et Over.

Aussi, la consultation agences de voyages réalisée au niveau européen a conduit Bayer France à changer d’agence. « Ce choix centralisé nous a amenés à relever le défi qui consistait à changer d’agence en un temps très court.

Nous avons « réalisé » à ce moment que les fichiers de profils voyageurs étaient un problème important dans un tel cas. Il nous a donc paru indispensable de déconnecter la gestion du profil voyageur de l’agence elle-même, afin que nous maitrisions ce point capital dans le futur. Il a fallu tout ressaisir dans l’outil afin de devenir nous-mêmes propriétaires de nos « profils » en lieu et place de l’agence.

« Il est, d’après moi, très important d’être propriétaire des fichiers de profils afin que ces saisies ne soient pas un enjeu à chaque consultation pour un changement potentiel de prestataire » souligne G. Emeric.

Dans un 1er temps, Bayer s’appuie sur l’outil Notilus pour répertorier l’ensemble des profils utilisateurs.

Une fois ces profils transférés dans Notilus (ceux-ci sont désormais détenus par l’entreprise), l’équipe projet procède à la mise en place de Notilus en mode off line(déconnecté) pour assurer les ordres de mission et réservations de voyages des collaborateurs. Un groupe pilote teste et améliore la solution proposée, qui est ensuite déployée à l’ensemble des collaborateurs.

Des formations à l’utilisation de Notilus Travel sont dispensées aux utilisateurs par groupes de 15 personnes et s’adressent principalement aux assistantes organisatrices de voyages dans un premier temps.

Les 1ères formations sont réalisées en binôme avec DIMO Software, puis Hélène Galinski les assure seule.

Notilus Travel fonctionne parfaitement après un temps d’adaptation : « le produit est rentré dans les mœurs au niveau de la population » déclare-t-elle et précise : « nous avons un certain nombre de voyages complexes à gérer du fait de notre organisation, Notilus répond à ces exigences ».

Une collaboration constructive

« Les équipes DIMO Software ont fait preuve de beaucoup de souplesse. Nous sommes très satisfaits du suivi de projet, de sa mise en place et de l’accompagnement que DIMO Software nous apporte : réactivité du consulting, hotline de qualité » concluent Gilbert Emeric et Hélène Galinski.

Malgré le choc culturel amené par de nouvelles pratiques, en particulier sur les voyages, l’accueil de la part des collaborateurs est positif.

Aussi, Bayer étudie la possibilité de poursuivre l’optimisation des processus en mettant en œuvre, par exemple, la dématérialisation des justificatifs de notes de frais via l’outil Notilus Expense ainsi que la mise en place de reportings plus détaillés permettant aux utilisateurs et décideurs ainsi qu’aux gestionnaires un suivi et une prédictibilité optimisée.