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Notilus Expense simplifie votre gestion des notes de frais.

Le collaborateur saisit rapidement et simplement sa note de frais. Le logiciel vous permet d’orchestrer tout le processus lié à la gestion des notes de frais.

En utilisant l’application mobile de Notilus Notes de frais, vous accompagnez le collaborateur partout, à tout moment et complétez le dispositif d’automatisation des processus de la gestion des dépenses professionnelles.

NOTILUS Expense report table
Mise en oeuvre projet Notilus

LES + DE NOTILUS EXPENSE

  • Workflow complet de validation
  • Vérification automatique des pièces justificatives (GED)
  • Automatisation des contrôles
  • Récupération de la TVA
  • Interface avec le système d’information de l’entreprise (ERP)
  • Génération des paiements (connectés avec plus de 40 banques et organismes financiers)
  • Comptabilisation sans ressaisie de l’ensemble des pièces en comptabilité générale et analytique
  • Application mobile

LES BÉNÉFICES CLIENTS

  • Augmentez votre productivité
  • Réduisez vos coûts : 70% d’économie sur le traitement des notes de frais
  • Gagnez en visibilité sur l’ensemble des dépenses liées aux déplacements professionnels
  • Assurez la satisfaction de vos collaborateurs en divisant par 2 les délais de remboursement
  • Améliorez de 90% le respect de votre politique de remboursement
  • Gagnez en fiabilité en évitant les erreurs de saisie
Mise en oeuvre projet Notilus

Notilus Expense, l’allié du service Financier

Ordre de mission avec Notilus Travel

Faites respecter votre politique de remboursement

La souplesse de paramétrage de Notilus permet d’intégrer toutes vos règles de remboursement et spécificités (barèmes kilométriques, barème fiscal, alerte, réel plafonné ou forfait). Les collaborateurs sont guidés dans la réalisation de leur note de frais en toute simplicité.

Facilitez la récupération de la TVA

Les économies réalisées grâce à l’automatisation de la récupération sont très importantes et augmentent significativement le ROI de Notilus. La finesse de paramétrage de Notilus permet de récupérer très simplement et rapidement la TVA. Le collaborateur saisit sa note de frais sans se préoccuper de la TVA, calculée automatiquement par Notilus. Les erreurs de TVA sont réduites. Le service comptable a tous les moyens nécessaires pour contrôler et compléter si besoin.

gestion Factures fournisseurs avec Notilus Invoice
analysez vos dépenses voyages d'affaires avec Notilus Decision

Soyez prêt pour vos audits de conformité

Les règles de remboursement et de politique voyages, la récupération de TVA, les workflows de validation sont intégrés dans Notilus et rationalisent tous les processus liés aux déplacements de vos collaborateurs. Ainsi, les auditeurs internes ou externes retrouvent facilement l’information à contrôler.

Dématérialisez vos justificatifs de notes de frais

2 choix pour votre entreprise :

  • Scan ou photo des justificatifs par le voyageur
  • Plus innovant : confiez la dématérialisation des justificatifs à un ESAT (centre d’aide par le travail) et récupérez la taxe Agefip.
logiciel notes de frais - Notilus Expense

Nos références Notilus Expense

  • « Notre budget voyage annuel (1,4M€) a baissé de 200 000€. La mise en place de Notilus nous a permis :

    – L’intégration d’un workflow
    – Un meilleur encadrement
    et une meilleure lisibilité des dépenses

    – La maîtrise des coûts
    – L’économie d’un poste à temps plein au service comptable
    Un délai de remboursement rapide »

    Extrait du témoignage de Patricia Mandrillon, Responsable service Achats & Immobilier et de Catherine Vani-Treanton, Chargée de qualité.

     

  • Se mettre en phase avec les nouvelles technologies pour optimiser et rationaliser le process global de gestion des voyages d’affaires : tel était le point de départ de la réflexion du Groupe AFNOR.

    Le chef de projet DIMO Software a effectué un travail remarquable tant en termes d’analyse, de paramétrage et de tests. L’accompagnement DIMO Software a été primordial dans la réussite de ce projet que j’abordais avec appréhension. Disponibilité, pédagogie, professionnalisme, écoute et patience sont autant d’atouts qui caractérisent le chef de projet Notilus.

    Extrait du témoignage de Marie-Lise Hennere, Responsable du pôle accueil réunions et voyages