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Notes de frais : logiciel pour une gestion simple, intuitive et rapide

Notilus Expense : simplifiez-vous la gestion des frais professionnels

Notilus Expense automatise votre gestion des notes de frais

– Augmentez votre productivité
– Réduisez vos coûts
– Ayez une visibilité sur toutes vos dépenses liées aux déplacements professionnels

7Réalisez 70% d’économies
sur le traitement des notes de frais

  Jusqu’à 90% d’accroissement
de la conformité de la politique de remboursement de l’entreprise

Divisez par minimum 2
le délai de remboursement

Orchestrez tout le processus lié à la gestion des notes de frais dans Notilus Expense

Le logiciel Notilus facilite et accélère les tâches souvent fastidieuses du traitement des notes de frais.

  • Workflow complet de validation jusqu’aux services centraux
  • Vérification automatique des pièces justificatives (gestion électronique de documents)
  • Automatisation des contrôles : arithmétique, critères de la politique de l’entreprise…
  • Comptabilisation sans ressaisie de l’ensemble des pièces en comptabilité générale et analytique
  • Récupération automatique de la TVA
  • Interfaçage avec le système d’information de l’entreprise (ERP)
  • Génération des paiements

Notilus vous suit dans vos déplacements professionnels

En utilisant l’application mobile de Notilus Notes de frais, vous accompagnez le collaborateur partout, à tout moment  et complétez le dispositif d’automatisation des processus de la gestion des dépenses professionnelles.

Les avantages sont nombreux : gain de temps et accélération du workflow, satisfaction des collaborateurs et meilleure application des politiques de remboursement de l’entreprise.

Gestion des notes de frais sur mobile

Faites respecter la politique de remboursement

La souplesse de paramétrage de Notilus permet d’intégrer toutes vos règles de remboursement et spécificités (barèmes kilométriques, barème fiscal, alerte, réel plafonné ou forfait). Les collaborateurs sont guidés dans la réalisation de leur note de frais en toute simplicité.

Facilitez la récupération de la TVA

La finesse de paramétrage de Notilus permet de récupérer très simplement et rapidement la TVA.
Le collaborateur saisit sa note de frais sans se préoccuper de la TVA, calculée automatiquement par Notilus. Les erreurs de TVA sont réduites.
Le service comptable a tous les moyens nécessaires pour contrôler et compléter si besoin.
Les économies réalisées grâce à l’automatisation de la récupération sont très importantes et augmentent significativement le ROI de Notilus.

Récupération de la TVA COMAP – 100 notes de frais/mois

L’un des objectifs de la mise en place d’une solution de gestion des notes de frais était la témoignage COMAPrécupération de la TVA : objectif atteint puisque COMAP récupère désormais 9000 €/an grâce à la mise en place de Notilus.

Soyez prêt pour les audits de conformité

Les règles de remboursement et de politique voyages, la récupération de TVA, les workflows de validation sont intégrés dans Notilus et rationalisent tous les processus liés aux déplacements de vos collaborateurs. Ainsi, les auditeurs internes ou externes retrouvent facilement l’information à contrôler.

Dématérialisez vos justificatifs de notes de frais

2 choix pour l’entreprise :

  • Scan ou photo des justificatifs par le voyageur
  • Plus innovant : confiez la dématérialisation des justificatifs à un ESAT (centre d’aide par le travail) et récupérez la taxe Agefip.

Accélérez le remboursement des dépenses voyages

Le logiciel Notilus Expense intègre automatiquement les relevés cartes professionnelles. Les lignes de frais sont pré-remplies à partir des relevés cartes, puis vérifiées en tenant compte de la politique de remboursement de l’entreprise.

Sur smartphone, tablette ou pc, le collaborateur complète sa note et saisit rapidement et simplement sa note de frais. Les erreurs de saisie sont évitées.
Le manager s’assure du respect des règles, aidé par les différentes présentations de la note dans Notilus (dépassement de limite, agenda…).

Déjà connecté avec plus de 40 banques et organismes financiers

L’expérience client Notilus : Banque Palatine – 1300 voyageurs

« Notre budget voyage annuel (1,4M€) a baissé de 200 000€ »

logo-banque-palatine

La mise en place de Notilus nous a permis :

– L’intégration d’un workflow
– Un meilleur encadrement et une meilleure lisibilité des dépenses
– La maîtrise des coûts
– L’économie d’un poste à temps plein au service comptable
Un délai de remboursement rapide

Lire le témoignage de Banque Palatine et sa gestion des notes de frais